CaseStudy / (Enterprise)-Social-Network für Freiberufler

Gute Zusammenarbeit, effiziente Teamarbeit gab es schon vor dem intensiven Einsatz von moderner IT. Trotzdem machen IT-Systeme zur Unterstützung der Zusammenarbeit heute viel Sinn: Informationsüberfluss, ortsunabhängiges Arbeiten und schlicht die Komplexität von einzelnen Projekten verlangen einfach nach Werkzeugen, wie sie nur die moderne IT bieten kann. Übersicht zu behalten heißt Zeit und Kosten zu sparen. Schneller digitaler Informationsaustausch spart Reisen. Und von unwichtigen Informationen verschont zu bleiben bedeutet mehr Konzentration auf das Wesentliche. Dabei ist bei dem Einsatz auf Folgendes zu achten: Was ist wirklich notwendig? Was wird wirklich benutzt? Was hilft wirklich? Was ist das Richtige für den spezifischen Kontext?

Für eine Kooperation zwischen verschiedenen Freiberuflern, also einem losen Team ohne feste Strukturen, haben wir eine Private-Cloud-Lösung entwickelt. Folgende Anforderungen waren gegeben:

  • Es soll zur Nutzung der Kooperationslösung möglichst keine zusätzliche Software auf dem Client installiert werden.
  • Teamdaten und -funktionen sollen in einer zentralen Oberfläche zusammengeführt werden.
    • Dateien
    • Linkmanagement (für Links zu wichtigen externen und internen Inhalten)
    • Fachlicher Austausch im Team
    • Zusammenführen der wichtigsten Aktivitäten des Teams in einer Übersicht.
    • Anzeige von neuesten Nachrichten aus einem RSS-News-Feed
    • Maske zum Durchsuchen und Filtern aller Daten, die irgendwo in der Übersicht auftauchen
  • Es soll möglich sein, zusätzliche Funktionen modular einzubauen.
    • Kontaktemanagement
    • Microsites: Informationen sollen über einfache Web-Unterseiten erstellt (aufbereitet) werden können.
    • Bildermodule
    • Wiki-System
  • Übergreifende Funktionen
    • Exportschnittstellen
    • Einfacher Datenimport
    • Die Benutzung soll sich in die gewohnte Umgebung integrieren.
    • Die Sicherheit der Daten und Datenaustauschs soll gewährleistet sein.
  • Die Team-Mailverkehr soll auch zentral zusammengeführt und eingesehen werden können. 

 

Die Lösung
Als zenrales System für das Team wird ein Server (Collaboration Backyard) verwendet. Hier werden alle Projektdaten zusammengeführt.Sie werden entweder in einer Datenbank oder direkt im Dateisystem des Server abgelegt:

  • Dateien und Dokumente (Dateisystem)
  • Kontaktdaten (Datenbank)

 

Der Server bietet für alle Teamdaten mehrere Schnittstellen an:

  • Schnittstelle für das lokale Dateisystem des Endbenutzer-Rechners
  • Schnittstelle für Webbrowser
  • Schnittstellen für mobile Endgeräte

Verbindungen zu den Schnittstellen werden immer verschlüsselt.

Zu diesem zentralen System, dem Collaboration Backyard, kann jedes Teammitglied über seine gewohnte Umgebung verschiedene Verbindungen aufbauen:

  • Über einen Webbrowser wird die zentrale Benutzeroberfläche (Collaboration Desk) erreicht. Sie beinhaltet folgende Funktionen:
    • Team-Forum auf eMail-Basis
    • Linkmanagement
    • Activity-Stream
    • Durchsuchbarkeit
    • Informations-RSS-Feeds
    • Weitere Spezialmodule
  • Auf dem Benutzercomputer kommt ein bewährtes Synchronisationsprogramm zum Einsatz, über das Dateien mit dem Collaboration Backyard geteilt werden können. Von dort werden sie wieder allen Teammitgliedern bereitgestellt.

So kann jedes Teammitglied seine Dateien und Dokumente lokal beliebig bearbeiten und ohne große Umstände mit den anderen teilen. Sie sind dann nach Synchronisation sowohl direkt im Dateisystem der anderen Teammitglieder, als auch im Collaboration Desk (im Browser) verfügbar.

Wichtige Informationen können als MicroSites in einem Webeditor aufbereitet werden, um sie direkt im Collaboration Desk darzustellen. 

Interne und externe Webtools sowie interessante Webseiten können direkt im Collaboration Desk verlinkt und so allen auf einen Klick zur Verfügung gestellt werden.

Team-Diskussionen finden via Mail statt. Diese Mails werden automatisch thematisch gruppiert und im Collaboration Desk in einer Forenansicht dargestellt.

Neuigkeiten, wie Aktivitäten der Teammitglieder (Änderungen an Teamdaten, Termine), aber auch externe RSS-Feeds können direkt im Collaboration Desk eingebunden werden.